Regulamento Geral do Festival da Cultura Japonesa de Salvador

Introdução:

O Festival da Cultura Japonesa de Salvador encontra-se em sua 10ª edição e mantém, na sua essência, o formato original, o Bon Odori, que comemora o seu 25º aniversário, e que começou através da vontade dos associados da Anisa em promover um evento muito importante dentro da cultura japonesa, o Bon. Essa atividade, que inicialmente teve a participação de cerca de 300 pessoas, hoje faz parte do calendário oficial de eventos da cidade do Salvador. O evento cresceu e hoje é referência na Bahia e nos estados que mantêm eventos similares com o mesmo objetivo de divulgar a cultura japonesa no Brasil.

Nessa perspectiva de crescimento, é fundamental que a organizadora do evento, Anisa, mantenha uma estrutura organizacional e funcional que permita promover o evento de forma sustentável, com recursos advindos de patrocínio de empresas privadas, parcerias governamental, venda de ingressos e locação de espaços no local.

Assim, este documento tem por objetivo nortear as atividades do Festival em todas as suas fases, desde o planejamento até a prestação de contas, através de diretrizes consensualmente definidas pela Diretoria da Anisa.

 

REGULAMENTO GERAL DO FESTIVAL DA CULTURA JAPONESA DE SALVADOR

Proponente: Associação Cultural Nippo-Brasileira de Salvador

CNPJ: 13.265.855.0001-96

End.: Rua Campinas de Brotas, 104-E – Brotas – Salvador – Bahia

Objetivo: Normatizar os procedimentos que regem o Festival, com sua estrutura organizacional, com ampla divulgação para todos os associados, servindo de diretriz para todos os integrantes da estrutura organizacional do Festival.

I – Estrutura organizacional

 

Competências e atribuições:

Coordenador Geral: Nomeado pelo presidente da ANISA, é responsável por:

1. Definição do tema: Escolher e votar o tema do evento.
2. Projetos de incentivo cultural: Contratar e subsidiar com informações os prestadores de serviços até a aprovação final dos projetos protocolados em diversos órgãos como: a Lei Rouanet, Fazcultura, Bahiatursa, Banco do Brasil e outros. Estes prestadores de serviços, conforme definido em contrato, são remunerados com 10% do valor efetivamente captado para o evento.
3. Nomeação do Coordenador Executivo de Conteúdo: Escolher e nomear o Coordenador de Conteúdo.
4. Nomeação do Coordenador Executivo de Estrutura: Escolher e nomear o Coordenador de Estrutura.
5. Realização de pagamentos – realizar pagamento em conjunto com o Diretor Financeiro da Anisa de todos os contratos, mediante apresentação da nota fiscal ou de recibo, desde que devidamente autorizado pelo Coordenador de Conteúdo ou pelo Coordenador de Estrutura do evento.
6. Prestação de contas final: Elaborar a prestação de contas final, em conjunto com o Diretor Financeiro da Anisa e os supervisores financeiros do evento, e apresentá-la na reunião da Diretoria para apreciação. O resultado financeiro do evento será divulgado após em, no máximo, 15 (quinze) dias, através de uma Assembléia Extraordinária a ser convocada para divulgação a todos os associados.

 

Coordenador Executivo de Conteúdo: Nomeado pelo Coordenador Geral, é responsável pela escolha e nomeação de supervisores dos setores de Shows, Alimentação, Comercial, Exposição, Oficinas e Animes & Mangás.

 

Coordenador Executivo de Estrutura: Nomeado pelo Coordenador Geral, é responsável pela escolha e nomeação dos supervisores dos setores de Marketing, Social, Licenças & Alvarás, Contrato do Espaço e outros, além da montagem e desmontagem do evento. Ficarão sob sua responsabilidade a solicitação de orçamentos dos prestadores de serviços e a apresentação dos mesmos à Coordenação Geral que decidirá junto com o Conselho Fiscal da Anisa a escolha e aprovação.

 

 II – Regimento interno e funcionamento:

1. Captação de patrocínios: Atividade aberta para qualquer pessoa (associado ou não da Anisa) que, junto com a Coordenação Geral, se responsabilizará pelo agendamento de reunião e prospecção de empresas visando captar recursos de patrocínio para o Festival e que será remunerada conforme a seguir:

• 25% do valor captado para patrocínios novos em dinheiro;
• 15% do valor captado para patrocínios novos através de lei de incentivo do Fazcultura e Lei Rouanet ou qualquer outro mecanismo de incentivo como Bahiatursa;
• 10% do valor captado para os patrocínios antigos desde que de forma continuada, sem interrupção.
• Pessoas ou empresas que realizarem o serviço de cadastramento de projetos e diligências, bem como sua prestação de contas. (Ex.: Lei Rouanet e Fazcultura, Bahiatursa e outros) farão jus a uma remuneração de 10% do valor captado.

2. Remuneração: As pessoas que prestarem serviço em tempo integral, devidamente autorizados pelos Coordenadores, durante os dois dias do evento, farão jus à remuneração proporcional aos dias de serviço, conforme tabela de valores estabelecidos pelo Coordenador Geral.

3. Despesas: Todas as despesas efetuadas, devidamente autorizadas pelos Coordenadores, em nome do evento, e com recibo ou nota fiscal serão ressarcidas de forma integral.

4. Contratação de Fornecedores: Os Coordenadores do Festival e os Supervisores de cada setor deverão apresentar, no mínimo, 03 (três) orçamentos referentes aos objetos de contratação (material e serviço). Uma comissão composta por 5 (cinco) membros (Coordenadores, Presidente da Anisa e mais dois membros escolhidos pela Coordenação do Festival) avaliará e selecionará os orçamentos vencedores e deliberará sobre  aspectos importantes para a realização do Festival da Cultura Japonesa de Salvador.

5. Dos contratos: Todos os fornecedores de materiais e serviços celebrarão um contrato a ser elaborado pela Anisa com as devidas cláusulas de acordo.

6. Fast-food: O setor de alimentação celebrará um contrato que definirá a área adquirida, valor, itens de fornecimento e as regras a serem obedecidas pelo contratante com direitos e deveres.

7. Comercial: O setor de alimentação celebrará um contrato que definirá a área adquirida, valor, itens de fornecimento e as regras a serem obedecidas pelo contratante com direitos e deveres.

8. Expositores e outros: Celebrará um contrato que definirá a área adquirida, valor, itens de fornecimento e as regras a serem obedecidas pelo contratante com direitos e deveres.

9.Fornecedores e prestadores de serviços e produtos: Celebrará um contrato que definirá o objeto contratado, as condições de fornecimento, valor e os prazos de entrega e suas responsabilidades e obrigações. Enquadram-se nesta categoria: estacionamento, bebidas, montadores de toldos, stands, geradores, fechamento, portaria, bilheteria, limpeza, segurança, sanitários químicos, e todos os outros que compõe a estrutura de montagem e funcionamento do Festival.

10.Distribuição de Ingressos de Cortesia: A distribuição dos ingressos de cortesia para diretores e pontos de venda obedecerá a seguinte política:

• Venda abaixo de 1.000 ingressos: cortesia de 04 unidades.
• Venda acima de 1.000 ingressos: cortesia de 08 unidades.
• Diretores na lista da diretoria da Anisa e Coordenadores do Festival: direito a 10 cortesias.
• Supervisores de setor: 04 cortesias.
• Escola de Língua Japonesa: Total de 40 cortesias. Destinadas aos professores, pais e alunos que irão se apresentar ou trabalhar no evento.
• Todos os artistas (incluindo integrantes do Grupo Wadō) terão direito a 02 ingressos (cortesia) ou acesso livre através de credencial.

11. Venda de Ingressos: Será contratada uma empresa para venda de ingressos nos shopping centers. A contratação dessa empresa deverá ser aprovada pelo Conselho Fiscal da Anisa. Além dos pontos de vendas em shopping centers, diretores e parceiros (restaurantes e lojas) homologados pela Coordenação do Festival venderão os ingressos.

 

V. Disposição Geral:

1. O tema do evento deverá ser aprovado com uma antecedência mínima de 14 meses da realização do evento, visando o cumprimento de forma adequada dos prazos de inscrição em projetos de incentivo e de elaboração do book de captação.

 

OBS: Qualquer outro tema não previsto neste regulamento será inserido no mesmo, assim que tal fato ocorrer, e os casos não previstos serão definidos pelo Conselho Fiscal, juntamente com o Coordenador Geral do Festival e o Presidente da Anisa.